VetAgent

Article 1 — Responsable du traitement

En tant que responsable du traitement, Logan Claire s'engage à protéger les données personnelles collectées dans le cadre de l'utilisation du service VetAgent, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — UE 2016/679).

Article 2 — Données collectées

Données relatives à la clinique vétérinaire (client)

• Nom de la clinique et du vétérinaire responsable
• Adresse email professionnelle et numéro de téléphone
• Numéro d'inscription à l'Ordre national des vétérinaires (mention légale obligatoire sur les ordonnances)
• Adresse postale de la clinique
• Informations de facturation (nom, adresse — la carte bancaire est gérée exclusivement par Stripe)

Données relatives aux patients (propriétaires d'animaux)

• Nom et prénom du propriétaire
• Adresse email et numéro de téléphone
• Nom, espèce, race, âge et historique médical de l'animal
• Dates de rendez-vous, rappels de vaccins, ordonnances

Données de paiement

Les données de carte bancaire sont traitées exclusivement par Stripe (certifié PCI DSS niveau 1). VetAgent ne stocke jamais les numéros de carte.

Données de navigation

• Cookie de session pour l'authentification au tableau de bord (durée : session)
• Aucun cookie publicitaire ou de tracking tiers

Article 3 — Finalités du traitement

Article 3 bis — Détection d'urgences vétérinaires

L'agent IA conversationnel intégré au site de votre clinique vétérinaire analyse automatiquement le contenu des messages pour détecter d'éventuels signaux d'urgence vitale (suspicion d'intoxication, traumatisme grave, détresse respiratoire, etc.).

• Action automatique : en cas de signal détecté, l'IA recommande au propriétaire de contacter immédiatement le cabinet ou le Centre antipoison animal de Lyon (04 78 87 10 40).
• Notification au cabinet : un email est envoyé à votre vétérinaire avec un résumé du message déclencheur.
• Limites : ce dispositif est une aide à l'orientation, il ne se substitue jamais à un diagnostic vétérinaire. L'IA peut produire des faux positifs ou manquer un cas.
• Base légale : intérêt vital de l'animal et exécution du contrat de service avec votre cabinet.
• Conservation : les messages déclencheurs sont conservés 12 mois pour audit et amélioration du système de détection, puis anonymisés.

Article 3 ter — Liens magiques (confirmation, annulation, replanification de RDV)

Lorsque votre cabinet vous envoie un email de rappel ou de confirmation de rendez-vous, ce message contient un lien magique unique (jeton de 64 caractères) vous permettant de :

• Confirmer votre présence en un clic ;
• Annuler votre rendez-vous ;
• Replanifier directement sans connexion.

Sécurité : le jeton n'est valable que pour le rendez-vous concerné, expire après usage de l'action, et ne donne pas accès à d'autres données. Il est transmis chiffré via HTTPS. Si vous transférez l'email à un tiers, ce tiers peut agir sur le RDV : ne partagez ces liens qu'avec des personnes de confiance.

Conservation : le jeton est supprimé après utilisation ou à l'expiration du rendez-vous + 30 jours.

Article 3 quater — Email de relance après absence (no-show)

Si vous ne vous présentez pas à un rendez-vous (statut « no-show »), votre cabinet peut, à sa discrétion, vous envoyer un seul email de relance bienveillant vous proposant de reprogrammer le rendez-vous.

• Base légale : intérêt légitime du cabinet à maintenir le suivi médical de l'animal.
• Fréquence : un seul email par RDV manqué (idempotence garantie côté technique).
• Désinscription : chaque email contient un lien de désabonnement vous permettant de ne plus recevoir ce type de relance, sans affecter les confirmations et rappels de RDV nécessaires à l'exécution du soin.
• Conservation : trace de l'envoi conservée 3 ans pour audit RGPD, puis purgée automatiquement.

Article 4 — Durée de conservation

Article 5 — Droits des personnes concernées

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@vet-agent.fr. Réponse garantie sous 30 jours. Nous pourrons vous demander une pièce d'identité pour vérifier votre identité.

Article 6 — Sous-traitants et transferts

Les transferts vers des pays tiers (USA) s'effectuent uniquement dans le cadre des garanties appropriées prévues par l'article 46 du RGPD (clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne).

Communications émises au nom du cabinet (white-label)

Les emails et SMS envoyés aux propriétaires d'animaux (rappels de rendez-vous, confirmations, suivis post-opératoires, alertes) sont émis au nom du cabinet vétérinaire : l'expéditeur SMS correspond au nom de la clinique et l'expéditeur email correspond à l'identité du cabinet. Dans ce cadre :

• Le cabinet vétérinaire est responsable de traitement vis-à-vis de ses clients (propriétaires d'animaux) pour ces communications.
• VetAgent agit en qualité de sous-traitant technique du cabinet pour l'envoi (infrastructure et acheminement via Brevo).

Les propriétaires d'animaux exercent leurs droits RGPD (accès, rectification, opposition, désinscription des rappels) auprès du cabinet vétérinaire concerné. Chaque SMS inclut une mention de désabonnement (réponse « STOP ») relayée par VetAgent.

Accès super-administrateur

Le fondateur de VetAgent, Logan Claire, dispose d'un accès super-administrateur aux données de tous les cabinets clients pour des fins limitées :

• Support technique sur demande client
• Maintenance et résolution d'incidents
• Audits de conformité RGPD

Cet accès est journalisé (audit log conservé 12 mois) et soumis aux mêmes obligations de confidentialité que les vétérinaires. Aucune donnée patient n'est exploitée à des fins commerciales par VetAgent.

Article 7 — Cookies

Aucun cookie publicitaire, de suivi ou d'analyse n'est déposé sur ce site. Aucun consentement cookie n'est requis car seuls des cookies strictement nécessaires sont utilisés.

Article 8 — Sécurité des données

• Chiffrement des communications via HTTPS / TLS 1.3
• Mots de passe stockés sous forme hachée (bcrypt)
• Accès aux données restreint aux seuls services nécessaires
• Sauvegardes quotidiennes chiffrées sur serveurs Hostinger (datacenter Paris, France)
• Aucune donnée de carte bancaire stockée sur nos serveurs

Article 9 — Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

Article 10 — Modifications

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter les évolutions légales ou du service. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de page. Pour toute modification significative, les clients abonnés seront notifiés par email.

Article 11 — Historique des versions